Voorraadbeheer met software voor kwekers, wat is cruciaal?

Wat is er nodig voor goed voorraadbeheer?

Uit recent van onderzoek van Plantform blijkt dat voorraadbeheer onder kwekers nog steeds een grote uitdaging is. Ik ben als softwarespecialist heel wat jaren actief in de sector, en ik voer over dit onderwerp nog dezelfde gesprekken met kwekers als 15 jaar geleden. Wat maakt dit nu zo’n lastig?  In deze blog leg ik uit wat de werkelijke uitdaging is en hoe dit op te lossen is.

Waarom voorraad beheren?

Voorraad beheren is natuurlijk geen doel op zich. Dit doe je om je organisatie te stroomlijnen. Per saldo gaat het vaak om de volgende dingen:

- Voorspelbaar en betrouwbaar zijn voor je klanten

- Voorspelbare en betrouwbare informatie bieden voor je medewerkers

- Verkopen wat je hebt en niet verkopen wat je niet hebt.

Financiële redenen

Tevens zijn er ook financiële redenen te bedenken waarom je je voorraad op goed op order zou willen hebben

- Waardering van voorraad / onderhanden werk

- Kostprijs berekening o.b.v. werkelijk kosten incl. energie

- Marge berekening op order op basis van geleverde productiepartijen

Wat is er nodig voor goed voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een vrij breed begrip en er komt nogal wat mee kijken. Nog voordat de planten in de kas staan plan je de voorraad op basis van de behoefte, daar begint de  voorraadplanning. Vervolgens loopt het natuurlijk niet zoals gepland; je produceert meer of minder, een vervangend ras, een week later, er vallen planten uit, de groeitijden verschillen, enz. enz.

Voor een betrouwbaar inzicht is het noodzaak om te plannen met verwachte afwijkingen en de werkelijkheid vast te leggen, wat zich vertaalt naar geld en beschikbaarheid. Een greep uit de variabelen waar je grip op moet krijgen, zowel in planning als in werkelijkheid:

- Kieming

- Uitval

- Groeitijden

- Seizoensinvloeden

- Ongelijkheid in groei

- Productkenmerken

Het werkelijke probleem

Bij gebruik van een goed softwarepakket is de planning van voorraad en beschikbaarheid goed geregeld. Vanuit het productieplan volgt automatisch inzicht in de geplande beschikbaarheid, waarin alle variabelen meegenomen zijn.

De moeilijkheid begin in de realisatie. In feite zou je alle afwijkingen van de planning moeten vastleggen, om tot een bijgestelde planning te komen. Maar ja, ‘we zijn niet van de administratie’ hoor ik je dan zeggen. En dat is nu precies waar de schoen wringt. Voor het verkrijgen van betere inzichten moet je, naast het hebben van een goed systeem, ook meer gegevens verzamelen over de werkelijkheid in de kas. Maar dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan, we willen juist minder werk, niet meer. Dus de vraag is, hoe kun je met zo min mogelijk inspanning zo betrouwbaar mogelijke informatie verzamelen voor je controller en verkopers.

‍

In feite zou je alle afwijkingen van de planning moeten vastleggen, om tot een bijgestelde planning te komen.

‍

5x registratie..

1. Koppel je planning aan de kasautomatisering

Heb je een zaaimachine, een oppotlijn, of een automatisch container systeem? Koppel deze systemen dan met je planning. Op basis van werkelijke aantallen kan de planning automatisch worden her berekend voor de resterende teeltduur.

2. Registreer aantallen met een app

Als een machinekoppeling niet mogelijk is, kun je de machine-operator een eenvoudige app geven waarin hij de gezaaide, opgepotte en verspeende aantallen invult. Dit is een eenvoudige handeling, zeker als de app in de taal is van de medewerker. Op deze manier kunnen verplaatsingen ook direct geregistreerd worden, scan partij, scan nieuwe locatie, klaar.

3. Handmatige registratie van een rondje kas

Een rondje kas wordt vaak gedaan voor het beoordelen van de partijen en geplande leverweek. Ook hier kan een eenvoudige app helpen. Denk aan het aanpassen van de geplande leverweek, het gereed melden van (een deel van) de partij of het registreren van uitval. Door dit direct in een systeem te zetten, hebben de collega’s van verkoop direct inzicht in de meest actuele cijfers.

4. Automatische registratie van een rondje kas

Ook hier kan automatisering een rol spelen. Partijen als Track32 en Corvus zijn meer en meer in staat voorraad te tellen en de rijpheid te beoordelen. Laat een drone regelmatig vliegen, of monteer een camera op de spuitboom en verwerkt zo automatisch de actuele stand van zaken in je planning.

5. Afleverregistratie

Tot nu toe hebben we het gehad over de voorraad, maar op een bepaald moment moet deze afgeleverd worden. Een hekel punt is altijd hoe je kunt bijhouden hoeveel van welke partij is afgeleverd en voor welke verkooporder.

Als de voorraad tijdens de teelt al is geregistreerd weet het systeem welke planten waar staan, dus dan kan het systeem bij de raapopdracht bepalen welke planten gepakt moeten worden, op basis van regel en klanteisen. Met afmelden van de raapopdracht wordt de partijvoorraad dan automatisch afgeboekt van de toegewezen partij.

Op deze manier is zowel de actuele voorraad inzichtelijk, maar kan ook op order niveau de marge berekend worden, want de kostprijs van de geleverde planten is bekend.

Op deze manier is zowel de actuele voorraad inzichtelijk, maar kan ook op order niveau de marge berekend worden, want de kostprijs van de geleverde planten is bekend.

‍

Geschreven door William van Loenen, Hoofd Product Ontwikkeling, die de overstap maakte van de opkweek naar Mprise Agriware om de tuinbouwsector te helpen slimmer te werken, effectiever met materialen en efficiënter met tijd, dankzij innovatieve Microsoft-software.

Mprise Agriware levert Microsoft-bedrijfssoftware en speciaal ontwikkelde apps voor de tuinbouwsector en helpt telers bij het beheren en verbinden van alle essentiële bedrijfsprocessen, zoals financiën, verkoop, productie, voorraad, verzending en meer. Agriware is speciaal ontwikkeld voor bedrijven actief in vermeerdering, veredeling, opkweek en afkweek, en heeft inmiddels met succes meer dan 250 Microsoft-implementaties in de sector gerealiseerd.

Data Bron: Plantform heeft onderzoek gedaan naar voorraadbeheer bij Nederlandse kwekers. Plantform verenigt toonaangevende potplantentelers in een toekomstgericht samenwerkingsverband, gericht op het benutten van digitalisering en kunstmatige intelligentie om de sector innovatief en sterk te houden.

‍