'Leo de Vries, Plantform: Digitalisering van vraag & aanbod in de praktijk

'Leo de Vries, Plantform: Digitalisering van vraag & aanbod in de praktijk

Waarom voorraadbeheer dé bottleneck is volgens Plantform

Tijdens de klantendag bracht Leo de Vries (Voorzetter Plantform en Algemeen directeur bij KP Holland) het vraagstuk scherp terug naar de essentie. Geen complex verhaal over systemen of technologie, maar een heldere en herkenbare realiteit uit de praktijk.

Hij begon met een ogenschijnlijk simpele uitspraak:

“De beste raad, is voorraad…”

Om daar direct de kern van het probleem aan toe te voegen:

“…die bekend is.”

Daar zit precies de uitdaging waar veel bedrijven vandaag tegenaan lopen. Voorraad is er wel, maar inzicht ontbreekt. En zonder inzicht kun je simpelweg niet goed sturen.

Voorraad is er wel, maar inzicht ontbreekt. En zonder inzicht kun je simpelweg niet goed sturen.

Samen werken aan één manier van werken

Plantform vertrekt vanuit de overtuiging dat dit geen individueel probleem is, maar een sectors vraagstuk. Zolang bedrijven blijven werken vanuit hun eigen definities, processen en systemen, blijft data versnipperd en daarmee onbetrouwbaar.

Daarom richten kwekers zich binnen Plantform op samenwerking. Niet alleen om kennis te delen, maar om gezamenlijk te bepalen hoe de sector omgaat met digitalisering, data en voorraadbeheer. Het doel is om van losse werkwijzen naar één consistente aanpak te komen.

Zodra iedereen dezelfde taal spreekt, ontstaat er een basis waarop gestuurd kan worden.

De keten verandert sneller dan organisaties

De omgeving waarin kwekers opereren is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Voorraad verschuift naar de bron, producten worden steeds vaker retail-ready geleverd en het aantal varianten neemt toe.

Tegelijkertijd groeit de interne complexiteit. Bedrijven werken met meerdere locaties, verschillende ordertypes en uiteenlopende werkwijzen per afdeling. Informatie raakt daardoor verspreid en raakt los van de realiteit.

In de praktijk zie je dat terug in informatie die niet synchroon loopt, verschillende versies van de waarheid en beslissingen die gebaseerd zijn op aannames.

De druk neemt toe: ‘kopen = hebben’

Met de digitalisering van de handel verandert ook de verwachting vanuit de markt.

“De transitie naar Floriday, met zijn ‘kopen is hebben’-principe, vereist betere data gedreven planning en voorraadbeheer…”

Waar vroeger nog ruimte was voor onzekerheid, wordt nu directe beschikbaarheid verwacht. Wat verkocht wordt, moet er ook daadwerkelijk zijn.

Maar in de praktijk blijkt dat lastig:

“…veel bedrijven vertrouwen nog op handmatige tellingen en Excel; systeemintegratie ontbreekt.”

Daardoor sturen bedrijven vaak niet op realtime data, maar op momentopnames. En die lopen vrijwel altijd achter op de werkelijkheid.

Eerst begrijpen wat je bedoelt

In plaats van meteen naar technologie te kijken, start Plantform bij de basis. En daar komt een opvallend inzicht naar voren:

“Definities, definities en nog eens definities… wat bedoelen we nu precies?”

Wat is beschikbaarheid? Wanneer is iets verkoopbaar? Wat telt mee als voorraad? Zonder duidelijke afspraken hierover ontstaat er geen eenduidige data.

En als iedereen iets anders bedoelt, wordt sturen onmogelijk.

De eerste stap zit dus niet in systemen, maar in structuur en definities.

De eerste stap zit dus niet in systemen, maar in structuur en definities.

Beschikbaarheid is geen gegeven

Op papier lijkt voorraadbeheer eenvoudig: wat je hebt minus wat je verkoopt is wat er beschikbaar is. In de praktijk blijkt dat een stuk dynamischer.

Aan de aanbodkant veranderen zaken door uitval, kwaliteit en teeltduur. Aan de vraagkant bewegen orders, reserveringen en klantwensen continu mee.

Beschikbaarheid is daarmee geen vast getal, maar een uitkomst die voortdurend verandert.

Alleen als alle onderliggende data klopt, kun je op die uitkomst vertrouwen.

Data bepaalt wat je ziet én wat je beslist

Daarmee komt datakwaliteit centraal te staan. Leo verwoordt dit krachtig:

“Garbage in = garbage out.”

Als de input niet klopt, klopt de uitkomst ook niet. Dat werkt direct door in de operatie, planning en besluitvorming.

Bovendien heeft slechte data nog een tweede effect: mensen verliezen vertrouwen in systemen. Op dat moment ontstaan er weer Excel-lijsten en eigen werkwijzen, waardoor het probleem groter wordt in plaats van kleiner.

Dit is geen IT-project

Wat duidelijk wordt, is dat dit vraagstuk niet opgelost kan worden met alleen technologie. Het vraagt om samenhang tussen organisatie, data, mensen en systemen.

“Betrouwbare data is van groot belang.”

Maar die ontstaat alleen als processen helder zijn en mensen consequent op dezelfde manier werken.

Het vraagt dus om een andere manier van werken, met meer discipline en samenwerking.

Eén waarheid als doel

De richting die Plantform neerzet is duidelijk: bedrijven moeten toewerken naar één betrouwbare bron van waarheid.

Dat betekent realtime inzicht, eenduidige definities en systemen die op elkaar aansluiten. Alleen dan ontstaat een situatie waarin data gebruikt kan worden om daadwerkelijk te sturen.

Niet als theoretische ambitie, maar als voorwaarde om nog mee te kunnen in de markt.

‍

Je doet dit niet alleen

Vraag en aanbod raken de hele organisatie. Sales, productie, logistiek en planning zijn allemaal onderdeel van hetzelfde vraagstuk.

Daarom sluit Leo af met een eenvoudige, maar belangrijke constatering:

“Want ABC-tjes doe je samen.” Leo: Samenwerking met Agriware hebben we als zeer waardevol en positief ervaren

Zonder samenwerking binnen en tussen afdelingen blijft het probleem bestaan.

Voorraad is niet het probleem.

Onbetrouwbare informatie is het probleem.

Zolang bedrijven niet exact weten wat ze hebben, blijft sturen op beschikbaarheid een gok.

Hoe Agriware ondersteunt

Na het verhaal van Leo maakte William van Loenen de vertaalslag naar de praktijk. Hij liet zien hoe bedrijven dit vraagstuk concreet kunnen aanpakken, gebaseerd op dezelfde logica: aanbod (A), vraag (B) en beschikbaar (C).

In werkelijkheid blijkt juist deze ogenschijnlijk simpele berekening complex, want beschikbaarheid is geen veld in je systeem, maar een resultaat van alles wat in de operatie gebeurt. Uitgangsmaterialen die niet beschikbaar zijn, vervangende producten, onverwachte uitval of afwijkingen in de teeltduur. Al deze zaken hebben direct betrekking op de beschikbaarheid en moeten dus als onderdeel van het proces ook vastgelegd worden.

De uitdaging is dus niet om data af en toe vast te leggen, maar om die data continu samen te brengen tot één betrouwbare uitkomst.

Van registratie naar sturing

Agriware ondersteunt dit proces door data niet alleen vast te leggen, maar actief te gebruiken in de operatie. Het systeem maakt inzichtelijk wat er beschikbaar is, controleert orders op voorraad en ondersteunt bij het reserveren en alloceren van producten.

Daarnaast helpt het bij het signaleren van tekorten en het direct bijsturen via productie of inkoop. Hierdoor verschuift de rol van het systeem van registratie naar sturing.

Sturen op resultaat: leverbetrouwbaarheid

William maakte dit concreet met een herkenbare doelstelling: het verhogen van leverbetrouwbaarheid.

Dat lukt alleen wanneer je exact weet:

• wat er beschikbaar is
• wat er geproduceerd wordt
• wat er al verkocht is

Daarachter zitten verschillende rollen in de organisatie, van productie en inkoop tot verkoop en planning. Wanneer deze rollen werken met dezelfde data en dezelfde inzichten, ontstaat er voorspelbaarheid.

Het proces wordt daarmee cyclisch: meten, vergelijken en bijsturen — continu.

Ondersteuning in de dagelijkse praktijk

Een belangrijk onderdeel van de oplossing zit in het dichter bij de praktijk brengen van data. Niet achteraf analyseren, maar tijdens het proces inzicht creëren.

Dat betekent dat informatie beschikbaar is op de plek waar het werk gebeurt. In de kas, in de schuur, in de planning en in de verkoop. Hierdoor wordt het makkelijker om data vast te leggen op het juiste moment en om afwijkingen direct te signaleren.

Daarnaast helpt technologie om terugkerende handmatige handelingen te verminderen. Door processen te automatiseren en controles te ondersteunen, wordt niet alleen tijd bespaard, maar neemt ook de kans op fouten af.

Technologie als enabler

Wat duidelijk wordt, is dat technologie niet zozeer het probleem oplost, maar het mogelijk maakt om beter samen te werken.

Door data centraal beschikbaar te maken en processen te verbinden, ontstaat er één gezamenlijk beeld van de werkelijkheid. Daardoor kunnen afdelingen beter op elkaar inspelen en worden afhankelijkheden zichtbaar.

Het systeem fungeert daarmee als verbindende laag tussen verschillende processen en rollen binnen de organisatie.

Van inzicht naar voorspelbaarheid

Wanneer de basis klopt — data, structuur en processen — ontstaat er iets wat voorheen lastig was: voorspelbaarheid.

Bedrijven kunnen niet alleen terugkijken naar wat er gebeurd is, maar vooruitkijken op basis van betrouwbare informatie. Afwijkingen worden eerder zichtbaar en kunnen eerder worden gecorrigeerd.

Dat is uiteindelijk waar het om draait: niet harder werken, maar beter gestuurd worden door informatie.

De gezamenlijke lijn

Wat het verhaal van Leo en de aanvulling van William duidelijk maakt, is dat probleem en oplossing naadloos op elkaar aansluiten.

Leo laat zien waarom grip ontbreekt:

versnipperde data, onduidelijke definities en gebrek aan samenhang.

William laat zien hoe je dat oplost:

door vraag en aanbod structureel samen te brengen, processen te ondersteunen met technologie en continu te sturen op actuele informatie.

De combinatie van beide perspectieven laat zien dat de oplossing niet in één element zit, maar in de samenhang tussen data, processen en systemen.

Meer over Mprise & Plantform:

Download het rapport van Plantform hier

‍