Hoe kwekers hun kostprijs verbeteren met urenregistratie

Arbeidskosten onder controle krijgen

Arbeid is voor veel tuinbouwbedrijven één van de grootste kostenposten. Toch vinden veel kwekers het lastig om antwoord te geven op vragen zoals:

• Welke werkzaamheden kosten de meeste uren?
• Waar verliezen we efficiëntie?
• Baseren we onze kostprijs op werkelijke kosten of op aannames?
• Hebben we voldoende capaciteit beschikbaar voor de planning?

De meeste bedrijven beschikken al over veel data. De uitdaging zit meestal niet in het verzamelen ervan, maar in het verbinden van die informatie.

Juist bij arbeid ontbreekt vaak het complete plaatje. Terwijl arbeidskosten een grote invloed hebben op het rendement van een teelt, is niet altijd duidelijk waar de beschikbare uren daadwerkelijk naartoe gaan.

Uren registreren levert meer op dan alleen een urenstaat

Tijdregistratie wordt vaak gezien als iets voor salarisverwerking of rapportages achteraf. Maar wanneer registratie onderdeel wordt van de dagelijkse operatie, ontstaat veel meer waarde.

Iedere activiteit op de werkvloer kost tijd. Of medewerkers nu stekken steken, oppotten, oogsten, orders verzamelen, intern transport uitvoeren of onderhoudswerkzaamheden uitvoeren: alle uren hebben invloed op de uiteindelijke kostprijs.

Door arbeid direct te verbinden met dagelijkse werkzaamheden ontstaat inzicht in:

• hoeveel tijd activiteiten werkelijk kosten;
• hoeveel medewerkers erbij betrokken zijn;
• waar verschillen ontstaan tussen planning en werkelijkheid;
• welke activiteiten de meeste capaciteit vragen.

Dat maakt het eenvoudiger om processen te verbeteren en kosten beter te beheersen.

Eén registratie, meerdere toepassingen

De grootste winst ontstaat wanneer arbeidsgegevens niet op zichzelf staan, maar onderdeel zijn van de processen die het bedrijf dagelijks aansturen.

Wanneer urenregistratie gekoppeld is aan productie, planning, kostprijsberekening en financiële administratie, werkt iedereen met dezelfde informatie.

Arbeidsgegevens kunnen dan direct worden gebruikt voor productieplanning, capaciteitsbeheer, kostprijsberekeningen, salarisverwerking, productiviteitsanalyses en financiële rapportages.

In plaats van losse Excel-bestanden en schattingen ontstaat één betrouwbare bron van informatie waarop beslissingen kunnen worden gebaseerd.

‍

Een compleet beeld van arbeid

Betrouwbaar inzicht begint met registratie als onderdeel van het dagelijkse werk. Niet door achteraf uren in te vullen, maar door werkzaamheden direct vast te leggen op de werkvloer.

Wanneer een team aan een werkorder werkt, wordt automatisch zichtbaar hoe lang het werk duurt en hoeveel medewerkers erbij betrokken zijn. Zo ontstaat inzicht in de werkelijk bestede arbeid.

Voor een compleet beeld zijn ook indirecte uren belangrijk. Denk aan onderhoud, schoonmaak, intern transport, voorbereiding en overleg. Door daarnaast aanwezigheidsgegevens mee te nemen, wordt duidelijk hoe beschikbare capaciteit daadwerkelijk wordt ingezet.

Zo wordt zichtbaar:

• hoeveel arbeid activiteiten werkelijk kosten;
• hoeveel tijd naar indirect werk gaat;
• hoe capaciteit wordt benut;
• waar verbeterkansen liggen.

Van arbeidsdata naar kostprijsinzicht

Wanneer arbeidsgegevens worden gekoppeld aan productie en finance, ontstaat inzicht dat verder gaat dan urenregistratie.

Bedrijven krijgen zicht op:

• werkelijke productiekosten;
• arbeidsverbruik per activiteit;
• verschillen tussen planning en werkelijkheid;
• marges per gewas of productgroep.

Daardoor worden beslissingen gebaseerd op feiten in plaats van aannames.

‍

Van urenregistratie naar inzicht met de Agriware Time App

Met Agriware Time registreren medewerkers werkzaamheden direct op de werkvloer. Directe uren op werkorders, indirecte werkzaamheden en aanwezigheidsgegevens worden vastgelegd binnen één proces.

Via de koppeling met Agriware 365 Business Central worden deze gegevens gebruikt voor planning, kostprijsberekeningen, salarisverwerking en rapportages.

Dat levert op:

• betrouwbaardere kostprijzen;
• meer inzicht in marges;
• betere capaciteitsplanning;
• minder administratie.

De kern

Succesvolle kwekers registreren uren niet omdat het moet, maar omdat het inzicht geeft. Door directe arbeid, indirecte arbeid en aanwezigheid te combineren ontstaat een compleet beeld van capaciteit, kosten en productiviteit. Dat vormt de basis voor betere beslissingen en een nauwkeurigere kostprijs.

‍