HilverdaFlorist ist Marktführer in der Auswahl, Züchtung und Vermehrung einzigartiger Sorten von Schnittblumen sowie Topf- und Gartenpflanzen. Der Agriware-Kunde HilverdaKooij fusionierte Anfang 2020 mit dem Schwesterunternehmen Florist Holland. Infolgedessen wurde HilverdaFlorist gegründet. Ein Jahr später wurde Agriware 365 für die neuen Pflanzen eingeführt. Wir sprechen mit Erika Olberechts, IT-Projektmanagerin bei HilverdaFlorist. Warum haben sie sich für Agriware 365 entschieden? Und: Haben sie ihr Ziel erreicht?

Wann haben Sie angefangen, Agriware zu verwenden?
„Die erste Implementierung begann im September 2018 bei HilverdaKooij, die Inbetriebnahme erfolgte im September 2019. Dann fand die Fusion mit Florist Holland statt und die zweite Implementierung begann Mitte 2020 mit der Inbetriebnahme im März 2021. Bei beiden Implementierungen war ich Projektleiterin bei HilverdaFlorist „, erklärt Erika Olberechts.

Was war zu der Zeit der Grund, warum HilverdaKooij begann, mit Agriware zu arbeiten?
„Wir haben immer noch mit einem veralteten System gearbeitet, die Lizenz ist abgelaufen und es gab keinen Support mehr. Aus Gründen der Kontinuität war es sehr wichtig, ein „aktives“ Programm zu erwerben. Abgesehen davon ist es natürlich das Ziel, immer effizienter zu arbeiten und als Unternehmen zu wachsen. Agriware ist eine Erweiterung, die speziell für den Agrarsektor gebaut wurde. Das Herzstück der Software ist Microsoft, eine „lebende“ und somit keine statische Basis. Darüber hinaus basiert Agriware auf Standardsoftware. Das Framework von Agriware ist bereits stark auf Gartenbauunternehmen ausgerichtet, sodass kaum Anpassungen erforderlich waren. Mprise Agriware ist in der Nähe der Züchter und hört auf ihre Bedürfnisse. Deshalb wurde damals Agriware ausgewählt.“

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„Viel Wissen und Erfahrung wurden nur in den Köpfen der Menschen aufgezeichnet, und einige Mitarbeiter arbeiteten schon lange auf eine bestimmte Art und Weise.“

Wie haben Sie die erste Implementierung erlebt?
„Die erste Umsetzungsphase war sehr schwierig, weil alles neu war“, erinnert sich Erika. „Die größte Herausforderung bestand darin, die Mitarbeiter der Organisation mit ins Boot zu holen. Das ist immer schwieriger, als man vorher abschätzen kann. Das hat auch mit der Vielseitigkeit der Organisation zu tun, wir haben viele verschiedene Nutzpflanzen. Viel Wissen und Erfahrung waren nur in den Köpfen der Menschen festgeschrieben und einige Mitarbeiter arbeiteten schon lange auf eine bestimmte Art und Weise. Es ist eine schwierige Botschaft für sie, dass die Dinge plötzlich anders sein müssen. Die Übersetzung von dieser Situation in die neue war schwierig, aber wir haben viel daraus gelernt.“

Konnten Sie diese Erfahrung in der zweiten Implementierung sinnvoll nutzen?
„Ja, das haben wir. Bei der zweiten Implementierung wussten wir sehr gut, wie wir vorgehen und was wir vermeiden sollten. Das verlief also viel reibungsloser. Es half auch, dass ein Teil des Unternehmens bereits mit dem System arbeitete. Die Fusion war zwischen den beiden Implementierungen erfolgt, sodass selbst für die Leute, die angefangen hatten, mit Agriware an den neuen Pflanzen zu arbeiten, Agriware nicht völlig neu war. Wir sind kurz vor der Gerbera-Hochsaison live gegangen, das war also aufregend. Aber es lief alles sehr gut, wir konnten alles liefern. Der Andrang war riesig, aber alles in allem konnten wir viel mehr Pflanzen anbauen und ausliefern als letztes Jahr.“

„Der Agriware-Berater versteht es einfach. Nicht nur das System, sondern auch unsere Prozesse und Produktion.“

Wie gefällt dir die Arbeit mit Agriware 365, hat es dir das gebracht, was du dir erhofft hast?
„Daran müssen wir noch arbeiten“, sagt Erika nachdenklich. „Agriware kann viel. In einer Reihe von Abteilungen stellen wir bereits eine höhere Effizienz fest, und in anderen müssen wir noch darauf hinarbeiten. Das alles braucht Zeit, vor allem in Kombination mit einer Fusion. Die Arbeitsweise der beiden Unternehmen war unterschiedlich, daher braucht es Zeit, um auf eine Weise zusammenarbeiten zu können.“

Was ist der größte Unterschied zu der Art, wie Sie zuvor gearbeitet haben?
„Die Verwendung von Agriware erfordert mehr Registrierung und die Prozesse sind genau definiert. Das erfordert mehr Zeit und Disziplin in der Werkstatt, aber andere Abteilungen wiederum profitieren stark davon. Vorher war es genau andersherum. Weniger Registrierung, aber mehr Fehler. Track & Trace gab es noch nicht, aber jetzt muss alles genau stimmen. Die Transport- und Büroabteilungen sehen jetzt, da wir mit Agriware 365 arbeiten, viele Vorteile. Die Effizienz in der Gärtnerei selbst muss noch verbessert werden, aber das hat auch damit zu tun, dass wir immer noch damit beschäftigt sind, zwei Unternehmen zusammenzuführen.“

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit dem Agriware-Team erlebt?
„Als das Management fragte, ob ich mich traue, eine zweite Implementierung mit Mprise durchzuführen, war das ein überzeugendes „Ja!“ Ein drittes Mal würde ich es genauso machen und mich wieder für Agriware entscheiden „, sagt Erika. „Wir waren sehr zufrieden mit unserem Berater John Dillon. Er versteht es einfach. Nicht nur das System, sondern auch unsere Prozesse und Produktion. Wir haben im Vorfeld auch wirklich nach einem Sparringspartner gefragt. Nicht nur jemand, der tut, was wir wollen, sondern jemand, der auch den Mut hat zu sagen, dass die Dinge anders gemacht werden können. Jemand, der die ‚Warum'-Frage stellen kann.“

„In der zweiten Phase haben wir uns stark auf die wichtigsten Anwender konzentriert. Das war ein guter Ansatz. Dadurch waren die Mitarbeiter viel eigenständiger.“

Eigenständigkeit ist wichtig
Das betonte auch Projektleiter Richard: Eigenständigkeit sei wichtig. Darüber hinaus behielt er die Planung genau im Auge. Wir sind schließlich einen Monat früher als geplant live gegangen. Was ich an Mprise wirklich mag, ist, dass sie uns kein gebackenes Brot gegeben haben, aber sie haben uns beigebracht, wie man Brot backt. Wir haben während des gesamten Prozesses viel gelernt. Wenn etwas schief geht, können wir es oft selbst lösen.“ Erika lacht: „Ich als Projektleiterin bin auch in dieser Hinsicht nicht unverzichtbar, was nett ist. Dann kann ich auch ab und zu in Urlaub fahren!“

Gibt es Dinge, die du beim nächsten Mal anders machen würdest?
„Eigentlich nein, der zweite Ansatz war sehr gut. Wie Johan Cruyff sagte: 'Wenn du weißt, was der Verein, die Spieler und der Trainer wollen, dann hast du das komplette Bild. ' Wir haben uns für eine stärkere Einbindung der wichtigsten Nutzer entschieden, um eine klare Kommunikation zwischen allen Spielern zu gewährleisten. Der Support war beim zweiten Mal viel besser. Es begann viel früher zu leben als beim ersten Mal, als es erst nach dem Go-Live war. Mehr Tests, mehr Personen in die Analysephase einbeziehen, das ist wichtig. Wenn man Leute bittet, zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit etwas zu tun, ist das manchmal schwierig. Nicht jedes Unternehmen ist in der Lage, Menschen eine Auszeit zu geben. Das würde zu Lasten der täglichen Arbeit gehen und das ist oft nicht möglich. Das ist also sehr unternehmensabhängig. Wir haben jedoch festgestellt, dass es sich lohnt, mehr Menschen in den Prozess einzubeziehen und sich dafür die Zeit zu nehmen. Ich denke, andere Agriware-Kunden werden ebenfalls von diesem Tipp profitieren.“

„Was mir an Mprise gefällt, ist, dass sie so viel wie möglich mit Standardsoftware arbeiten.“

Hast du noch weitere Tipps für Mprise Agriware?
Erika, nachdem sie einen Moment nachgedacht hat: „Implementierungen finden in Unternehmen nicht oft statt, es ist etwas Einzigartiges. Sprechen Sie darüber, was die Risiken sein können und was Sie bei anderen Unternehmen gesehen haben. Schöpfen Sie auf diese praktische Erfahrung zurück. Der Verein, der Trainer und der Spieler: alle Nasen in die gleiche Richtung richten, davon können die Kunden sicherlich profitieren. Der von der Mprise Academy angebotene Workshop für Key-User hat uns ebenfalls sehr geholfen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter, die das System bereits kannten, das Beste daraus machen konnten. Auf diese Weise wurde es zu einer guten Kombination aus Theorie und Praxis und ich würde es öfter verwenden.“

Sie haben erwähnt, dass die Effizienz in der Werkstatt noch verbessert werden muss. Wie stellen Sie sich die Zukunft vor?
Erika Olberechts: „Das werden wir sicherlich schaffen. Agriware bietet die Tools, um das zu erreichen. Es liegt an uns, wie wir sie verwenden. Was ich an Mprise mag, ist, dass sie so viel wie möglich mit Standardsoftware arbeiten. Das ist eine Herausforderung bei Pflanzen mit sehr unterschiedlichen Eigenschaften, aber es zahlt sich aus, weil es eine nachhaltige Lösung ist. Ich bin überzeugt, dass wir mit Agriware Effizienz in der Produktion erreichen können, und sehe der Zukunft mit Zuversicht entgegen!“

Der Projektmanager von Mprise Agriware, Richard Arends, blickt zurück:
„Erika Olberechts war bei beiden Projekten eine sehr wichtige Impulsgeberin, um Fortschritte zu erzielen. Vor allem im zweiten Projekt hat sie viel dazu beigetragen, sowohl das Implementierungsteam als auch die interne Organisation mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Bei jeder Agriware-Implementierung ist dies eine äußerst wichtige Facette. Die Bemühungen von Erika Olberechts und dem Management von HilverdaFlorist waren entscheidend für den Erfolg dieser Implementierung.“

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