Artículo de Tino Hartsink, responsable de sistemas de información en Anthura:

El proceso de implantación del ERP en Anthura

‍Anthura es una empresa especializada en anturios, orquídeas y bromelias. Cuenta con 1.300 empleados en todo el mundo y ofrece más de 700 variedades a productores de distintos países.

En 2016, nuestra empresa, Anthura, afrontó un reto importante: implantar un nuevo sistema ERP. Nuestros sistemas anteriores utilizaban tecnología anticuada y uno de nuestros principales proveedores de software había quebrado. Fue el comienzo de un proyecto que transformaría tanto nuestro sistema de información como nuestros procesos empresariales.

El primer paso fue conseguir el apoyo interno al proyecto. Incorporamos desde el principio a los futuros usuarios clave y responsables de procesos. Juntos analizamos los procedimientos existentes y detectamos oportunidades de mejora para definir lo que debía aportar el nuevo sistema.

A partir de ese análisis, elaboramos una lista de requisitos funcionales y técnicos con la que evaluar las soluciones disponibles. La oferta de software especializado para nuestro sector era limitada y trabajar con productos vivos añadía complejidad. Aun así, aprovechamos la oportunidad para entender mejor nuestras necesidades reales.

Anthura eligió el ERP Agriware de Mprise

Implantarlo todo de una vez habría supuesto demasiado riesgo, por lo que optamos por un despliegue por fases, abordando cada proceso empresarial por separado.

Esta implantación ha tenido un impacto importante en todos los niveles de nuestra organización. Hoy puedo decir que estamos muy cerca de completar este gran proyecto. Gracias al esfuerzo conjunto, hemos rediseñado el 95 % de nuestros procesos empresariales y estoy muy orgulloso de todas las personas que lo han hecho posible.

Queremos compartir algunas de las lecciones que aprendimos durante el proceso:

• Diga lo que hace y haga lo que dice: definir bien los procesos

• Datos incorrectos, resultados incorrectos: gestionar los datos maestros

• Pensar antes de actuar: conectar los sistemas de información

• Un buen comienzo es fundamental: pruebas y formación

• Las lecciones de hoy mejoran los resultados de mañana: integración en la cadena de suministro

Este proyecto no solo transformó nuestro sistema de información, sino también nuestros procesos empresariales.

Diga lo que hace y haga lo que dice

Cuanto mejor defina el responsable de cada proceso la situación actual y la deseada, más fluida será la implantación. Sin embargo, describir exactamente cómo se trabaja y qué se necesita no siempre es sencillo. Aprendimos que es fundamental definir claramente las responsabilidades y dedicar tiempo suficiente a diseñar los procesos.No dé por bueno un proceso solo porque «siempre se ha hecho así»; procure estandarizarlo. A largo plazo, esto facilita mucho el trabajo.

También es importante establecer indicadores clave de rendimiento para medir si se cumplen los objetivos e identificar los aspectos que requieren mejoras.

Datos incorrectos, resultados incorrectos

Los datos maestros contienen la información básica de referencia de un sistema que cambia con poca frecuencia. Son esenciales para el funcionamiento de los procesos y para una gestión de datos fiable.

Una buena gestión de datos maestros mejora la calidad de la información y reduce los errores. Permite trabajar con datos coherentes en toda la organización, agiliza los procesos y facilita el análisis y la elaboración de informes para tomar decisiones fundamentadas.

Al principio subestimamos la importancia de los datos maestros. Aprendimos que cada conjunto de datos necesita una persona responsable que decida cómo deben gestionarse y garantice su exactitud.

Ahora es muy satisfactorio ver que todos los departamentos trabajan con datos coherentes, lo que mejora la comunicación y la colaboración.

«Garantizar información coherente y fiable en toda la organización mejora la eficiencia y permite realizar análisis precisos».

Piense antes de actuar

ERP y MES

Nuestro nuevo ERP respalda procesos esenciales, como el desarrollo de variedades, la planificación de los flujos de producto, el cultivo de plantas y las ventas. Anthura utiliza tres sistemas de ejecución de fabricación (MES) para distintos procesos del invernadero. Integrarlos con el ERP fue necesario, aunque complejo. Conseguimos conectar los tres sistemas MES con Agriware, de modo que ahora intercambian datos en tiempo real. Agriware envía instrucciones a los MES y recibe información de vuelta.

Migración de datos
Durante la migración del sistema antiguo al nuevo tuvimos que resolver varios problemas complejos. Aprendimos que resulta mucho más fácil cuando los datos están limpios y correctos antes de trasladarlos, ya que la información obsoleta o irrelevante puede causar dificultades.

Un buen comienzo es fundamental

Las pruebas de aceptación son fundamentales para comprobar que el sistema responde a los requisitos y expectativas. Permiten que los usuarios verifiquen su funcionamiento, generen confianza y detecten errores antes de la puesta en marcha, mejorando la calidad y reduciendo costes.

Un sistema nuevo exige que los empleados se adapten a procesos y tecnologías diferentes, lo que puede generar resistencia. Reservar suficiente tiempo para las pruebas antes de su puesta en marcha facilita que todos se familiaricen con los cambios y planteen sus dudas.

También hay que invertir en formación y apoyo. Organice sesiones adaptadas a cada grupo de usuarios para que adquieran los conocimientos necesarios. Establezca un servicio de ayuda o designe usuarios clave a los que acudir en caso de problemas. Además, planifique un periodo de asistencia tras la puesta en marcha.

«Nuestro ERP Agriware respalda procesos esenciales, como el desarrollo de variedades, la planificación del flujo de productos, el cultivo y las ventas».

Las lecciones de hoy mejoran los resultados de mañana

• Priorice los procesos: implante los cambios pensando en los procesos empresariales, no solo en la herramienta informática. Aunque lo sabemos, no siempre lo aplicamos.
• Involucre a los responsables: el responsable de cada proceso debe determinar cómo ha de funcionar y qué información necesita.
• Aproveche los datos: comprenda la importancia de su calidad y utilícelos de forma eficaz.
• Integre los sistemas: como un ERP no cubre de forma óptima todos los procesos, valore el uso de soluciones complementarias y su integración con el sistema central.
• Comparta información: una de las principales lecciones es que necesitamos colaborar más en el intercambio de datos para seguir mejorando nuestros procesos.

Espero que sigamos avanzando juntos en esta colaboración.

Atentamente,

Tino Hartsink

Responsable de sistemas de información de Anthura

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Acerca de Anthura

Anthura, especialista en anturios, orquídeas y bromelias, tiene 1.300 empleados y ofrece más de 700 variedades. Suministra plantas a productores de cinco continentes y comercializa sus productos en más de 70 países. La innovación y la sostenibilidad forman parte de su actividad.

‍Acerca de Mprise Agriware

El software ERP Agriware ayuda a las empresas a gestionar, automatizar y optimizar los procesos de todas sus operaciones. Con más de 200 implantaciones, Agriware aporta experiencia para mejorar los procesos de empresas hortícolas mediante software y aplicaciones móviles. Reserve una llamada de presentación o descargue una descripción general para obtener más información.